Praktische Umsetzung in den Schulen (Ablaufschema)
EU-Schulprogramm
Auf die praktischen Vorbereitungen, die jede Schule für die Lagerung, Zubereitung, Verteilung der Erzeugnisse und Durchführung der pädagogischen Begleitmaßnahmen treffen muss, wird an dieser Stelle nicht eingegangen. Sehen Sie dazu unter dem Punkt häufig gestellte Fragen (FAQ).
Empfehlenswert ist auch das Merkblatt „GUTE HYGIENEPRAXIS BEIM PÄDAGOGISCHEN KOCHEN MIT KINDERN“ der Sarah Wiener Stiftung und die Seite des Bundeszentrums für Ernährung BZfE: Hygiene beim pädagogischen Kochen- BZfE
Hier finden Sie Tipps zu Lagerung und Temperaturkontrollen bei Lebensmitteln:
Tipps zur Lagerung von Obst und Gemüse - Deutschland - Mein Garten. (deutsches-obst-und-gemuese.de)
1. Kontakt mit Lieferanten aufnehmen und Belieferung vereinbaren
Auf der niedersächsischen Internetseite finden Sie unter „Für Bildungseinrichtungen ->Zugelassene Lieferanten“ eine Liste zugelassener Lieferanten. Zugelassene Lieferanten – EU-Schulprogramm Niedersachsen
Nehmen Sie Kontakt auf, treffen Sie Ihre Wahl und vereinbaren Sie die Belieferung für das entsprechende Schuljahr. Die näheren Modalitäten zur Belieferung handelt die Schule mit dem jeweiligen Lieferanten (m/w/d) aus.
Wie bei jeder Bestellung von Waren und Erzeugnissen handelt es sich dabei um eine privatrechtliche Vereinbarung.
2. Meldeblatt ausfüllen
Zu Beginn des Schuljahres bzw. vor der ersten Lieferung füllen Sie das Meldeblatt aus und übersenden es dem ausgewählten Lieferanten. Das Meldeblatt und der Nachweis sind grundsätzlich für das gesamte Schuljahr gültig. Die darin angegebene Kinderzahl ist durch einen geeigneten Nachweis, auf dem der Erhebungszeitraum zu erkennen ist, zu belegen.
Sie können dazu einen Ausdruck aus dem IT-Verfahren Schulverwaltungssoftware „Digitale Verwaltung in Schulen (DiViS)" verwenden. Ein eingebauter Puffer (bei der Anzahl der Kinder) ist nicht zulässig.
Die Kinderzahl bildet die Grundlage und Kenngröße für alle Lieferungen von Obst/Gemüse und Milch für das gesamte Schuljahr und ist während des Schuljahres nicht veränderbar.
Den aktuellen Vordruck finden Sie hier.
3. Übersendung und Aufbewahrung von Meldeblatt und Nachweis
Der Lieferant (m/w/d) hat eine Kopie des Meldeblattes einschließlich Nachweis für die jeweilige Bildungseinrichtung an die Bewilligungsstelle zu übermitteln. In den Akten des Lieferanten (m/w/d) und der Schule sind ebenfalls das Meldeblatt und der Nachweis vorzuhalten.
4. Lieferungen erhalten
Zum vereinbarten Lieferzeitpunkt erhalten Sie die Ware von Ihrem Lieferanten mit einem entsprechenden Lieferschein. Bitte bewahren Sie die Lieferscheine auf. Diese müssen im Falle einer Vor-Ort-Kontrolle vorgelegt werden.
Im Lieferschein sind mindestens die nachfolgenden Angaben aufzunehmen:
- Namen des Lieferanten (m/w/d) und der Schule
- Datum der Lieferung
- Menge und Bezeichnung der einzelnen Waren (Packliste)
- eventuelle Nachlieferungen
Die Mengen aller Lieferscheine für einen Abrechnungszeitraum stellen die Menge des Liefernachweises dar. Die Lieferscheine sind für die späteren Kontrollen erforderlich.
5. Liefernachweis unterschreiben und stempeln
Am Ende eines Abrechnungszeitraums oder bei der Lieferung wird der Lieferant (m/w/d) Ihnen einen Liefernachweis über die zugestellte Ware vorlegen. Diesen Liefernachweis benötigt der Lieferant für die Abrechnung mit der EU-Zahlstelle (Landwirtschaftskammer Niedersachsen). Bitte prüfen Sie diesen genau.
Sind alle Angaben korrekt, unterschreiben und stempeln Sie diesen bitte und geben ihn innerhalb einer Kalenderwoche wieder zurück an den Lieferanten (m/w/d).
Beachten Sie im gesamten Verfahren bitte die Vorgaben der Teilnahmebedingungen.
6. Liefermengen reduzieren (z.B. wegen Klassenfahrten)
Im Falle von Klassenfahrten, beweglichen Ferientagen oder sonstigen Aktionen, die eine Änderung der Liefermenge nach sich zieht, informieren Sie den Lieferanten (m/w/d) bitte mindestens 2 Wochen vorher.
7. Pädagogische Begleitmaßnahmen durchführen und dokumentieren
Im Laufe des Schuljahres führen Sie mindestens eine der von Ihnen im Bewerbungsverfahren angegebenen pädagogischen Begleitmaßnahmen mit den Kindern durch.
Dokumentieren Sie bitte Art der Maßnahme, Datum und Anzahl der teilnehmenden Kinder (Eine Vorlage finden sie hier).
Heben Sie die Dokumentation gut auf, diese ist ggf. für spätere Kontrollen wichtig.
8. Gegebenenfalls Wechsel des Lieferanten (m/w/d)
Sowohl der Lieferant (m/w/d) als auch die Schule haben nach Absprache untereinander die Möglichkeit, die Belieferung zu beenden. Im gegenseitigen Einvernehmen ist eine Beendigung jederzeit möglich, dieses ist der Bewilligungsstelle (LWK Niedersachsen) zeitnah mitzuteilen.
Bei einem Wechsel des zugelassenen Lieferanten (m/w/d) sind ein neues Meldeblatt und der Nachweis für die betroffene Schule bei der Landwirtschaftskammer Niedersachsen einzureichen.
Eine Änderung der zu Schuljahresbeginn genannten teilnahmeberechtigten und nachgewiesenen Kinderzahl mit einem Wechsel des Lieferanten (m/w/d) ist nicht zulässig.
Möglich ist, dass eine Schule sowohl die Komponente Milch als auch Obst und Gemüse von zwei unterschiedlichen Lieferanten (m/w/d) bezieht. Bei dieser Variante sind zwei Meldeblätter einschließlich Nachweise einzureichen. Die genannte teilnahmeberechtigte Kinderzahl in beiden Meldeblättern und Nachweisen muss identisch sein. Im Falle der Belieferung einer Schule durch zwei Lieferanten (m/w/d) haben sich die beteiligten Akteure (m/w/d) vorab miteinander abzustimmen.